يوميات مديرة تنفيدية فى مؤسسة أهلية

يوميات مديرة تنفيدية فى مؤسسة أهلي

الدورة المكوكية من الادارة للمديرية للوزارة

وسالاسانسير عطلان

أول خطوة عمل هي تحديد خطط عمل وتوجهات المؤسسة فى الفترة القادمة من خلال التخطيط الاستراتيجي الذي يتم بناء على قراءة الواقع وتحديد أولويات القضايا والعمل عليها وما يتفق منها مع توجهات المؤسسة, وأؤكد هنا أن الذي يحدد اختيارنا للمشروعات هو احتياج الواقع وليس كما يزعم البعض أننا ننفذ خطط “أجندات “غربية تفرض علينا فلم يكن دفاعنا عن حق أبناء الأم المصرية من أب أجنبي فى الحصول على الجنسية المصرية إملاءً غربيًا ولا تدخلاً أجنبيًا، ولم يكن بحثنا حول أوضاع العاملات المصريات في ظل التكيف الهيكلي شرطًا للتمويل، ولم يكن تبنينا للصحة الإنجابية للمرأة بدعة أوروبية وهذه مجرد أمثلة للرد على من يدعون أننا نعمل وفقًا لأجندة غربية.

الجهة الإدارية والأمن هما من يحدد متى يصرف التمويل

بعد الانتهاء من التخطيط الاستراتيجي وتحديد الأولويات تقوم كل وحدة بصياغة مشروعها وتقدم به تقريرًا، يضم أهداف المشروع ومخرجاته أى النتائج المرجوة أو المستهدفة منه وتحديد مدته والمدة تتوقف على الجهة المانحة؛ التي قد تكون سنة أو عدة سنوات.

بعد كتابة المشروع وترجمته للغة الإنجليزية والحصول علي موافقة مجلس الأمناء عليه يتم إرساله للجهة المانحة ، وفى حالة الموافقة عليه

ترسل العقد باللغة الإنجليزية واللغة العربية للجهة الإدارية ويجب أن تقوم المؤسس بترجمة الموافقة والعقد في مكتب ترجمة تمد لتقديم نسختين بالمشروع للجهة الإدارية، وهي بالنسبة لمؤسسة “المرأة الجديدة” إدارة العجوزة التابعة لمديرية الجيزة التابعة لوزارة التضامن الاجتماعي، ومع النسختين محضر اجتماع مجلس الأمناء الذي ناقش وأقر المشروع، بذلك نكون قد أبلغنا وزارة التضامن الاجتماعي، ومنذ تقديم المشروع للجهة الإدارية وفقًا للقانون، علينا أن ننتظر ستين يومًا حتي يصلنا الرد بالموافقة أو الرفض على سحب التمويل من البنك.

طبعًا لا يصلنا ردًا من الإدارة وقد اعتدنا على ذلك، فأبدأ أنا بصفتي المديرة التنفيذية في دورة متابعة الرد أولاً وبعد مرور الستين يومًا أتوجه إلى إدارة التضامن الاجتماعي بالعجوزة، وهناك لا أجد ردًا فأتوجه إلى مديرية الجيزة بالمنيب, أيضًا لا أجد ردًا من الوزارة فأعود إلى وزارة التضامن الاجتماعي بالدقي فيخبرني الموظفون أنهم في

انتظار رد الأمن حيث يتم إحالة أي طلب تمويل إلى الأمن القومي وأمن الدولة بالرغم من أن القانون ” مافيهوش أمن خالص“، أي أنه لا ينص على وجود الأمن كطرف في العملية كلها, حيث تنص المادة ٥٨ من القانون ٨٤ لسنة ٢٠٠٢ المعروف بقانون الجمعيات علي:

المادة ٥٨

للجمعية أن تتلقي أموالاً من الخارج كما لها أن ترسل أموالاً للخارج، وذلك بعد الحصول على إذن من وزير الشئون الاجتماعية بناء على طلب تتقدم به متضمنًا البيانات الآتية:

۱ – اسم الشخص أو الجهة الأجنبية أو من يمثلها في الداخل بحسب الأحوال والدولة التي ينتمي إليها ومقره.

2- النشاط الذي يمارسه الشخص أو الجهة الأجنبية وأغراضها .

3- مقدار الأموال التي ترغب الجمعية في الحصول عليها أو تعتزم إرسالها ووسيلة تلقيها أو إرسالها.

ويجب البت في الطلب خلال ستين يومًا من تاريخ تقديمه.

وفى الأحوال التي تتلقي فيها الجمعية أموالاً من الخارج – أيًا كانت طبيعتها – قبل الحصول على إذن وزير الشئون الاجتماعية يتم حفظها حتي يصدر الإذن.

ويكون حفظ الأموال النقدية بإيداعها بحساب خاص بأحد البنوك المعتمدة في مصر، وحفظ الأموال العينية بالطريقة التي تناسب طبيعتها, ويجوز للجمعية طلب الإفراج المؤقت عنها بموافقة وزارة الشئون الاجتماعية, وتطبق في هذه الحالة الإجراءات المنصوص عليها في المادة (٥١) من هذه اللائحة.

ولا تسري أحكام هذه المادة سواء في التلقي أو الإرسال فيما يتعلق بالكتب والنشرات والمجلات العلمية والفنية واشتراكاتها واشتراكات العضوية.

ورغم أن القانون “مافيهوش أمن” ورغم أنه ينص على الرد بعد ستين يومًا فإن الأمن موجود والموافقة قد تأتي بعد تسعة شهور، وقد حدث هذا فعلاً في تمويل خاص بمشروع قضايا الصحة الإنجابية، فقد حصلنا على التمويل وحددت الجهة المانحة ستة شهور لتنفيذ المشروع، وظل مبلغ المنحة في البنك تسعة أشهر، وظللت أنا في الدورة الجهنمية واللف على المكاتب لأحصل على الموافقة من الإدارة بالعجوزة إلى المديرية في المنيب، وهنا المأساة

الجهة المانحة تراقب أيضًا أوجه الإنفاق

فإدارة المنح فى الدور الخامس والأسانسير عطلان والدنيا حر والمشوار من المهندسين – مقر المؤسسة للمنيب طويل واللف على المكاتب والبحث في دفاتر الصادر والوارد و“أجيب” رقم الصادر وودي رقم الوارد واطلعي على إدارة المنح وانزلي عند الأمن كل ده والاسانسير عطلان وكل ده تسعة أشهر بالرغم من إنها المرة الثالثة التي تصلنا منحة لهذا المشروع، كل هذا كما قلت مع ضغط الجهة المانحة حتي انتهي من المشروع في المدة المحددة، وعمومًا هذه الدورة أقوم بها مع كل مشروع رغم أنه من المفروض أن يصلنا رد الوزارة عن طريق الإدارة التابعين لها بعد ستين يومًا – كما قلت – لكننا لو انتظرنا ولو لم أقم بهذه الدورة المكوكية فسوف أنتظر طويلاً.

وبعد أن تتم الموافقة ترسل الوزارة للمديرية ثم ترسل المديرية للإدارة والإدارة تخاطبنا, لكن كما قلت هذا لا يحدث فأنا أقوم بهذه الدورة.

وليعلم من يطلق الاتهامات دون معرفة بالقانون أنه لا يمكن صرف أي مبالغ دون موافقة الوزارة و“الأمن فعليًا“.

بعد انتهاء السنة المالية وعمل الميزانية الختامية لكل مشروعات المؤسسة يتم إرسال الميزانية إلى إدارة العجوزة ومعها محضر اجتماع مجلس الأمناء، كما نقوم بإرسال الميزانية الختامية والتقرير الفني للأنشطة للعام الماضي، ونرسل الميزانية والتقرير الفني أيضًا للجهة المانحة مع مع تقرير مراقب الحسابات وهو مراقب خارجي يتم تعيينه مع أول السنة المالية – كما ينص القانون – وهو محاسب قانوني معتمد يحمل شهادة وختمًا معتمدًا، ومكتب محاسب قانوني هذا بخلاف المحاسبة التي تدير العمليات الحسابية في المؤسسة في التي تقدم الميزانية والفواتير والمشاريع وأوجه الصرف المسجلة ومنافذها للمحاسب القانوني الذي يكتب تقريرين أحدهما للجهة الإدارية والآخر يرسل للجهة المانحة.

لكل مشروع حساب مستقل و دفاتر خاصة

أيضًا لكل مشروع حساب بنكي مستقل فلا يمكن السحب من تمويل مشروع للإنفاق على مشروع آخر ولكل مشروع دفاتره الخاصة وشيكاته الخاصة به, وكل الفواتير الخاصة بالإنفاق يقدمها محاسب المؤسسة للمحاسب القانوني، كما نقدمها للجهة الإدارية، كما نسجل الأجهزة والأثاث في دفاتر العهدة، والمكتبة لها دفاتر وبأسماء الكتب بالمكتبة وأسعارها وفقًا للفواتير.

وعند شراء الأجهزة أو اختيار أماكن إقامة الفعاليات، ولا يمكن البدء فيها بدون تقديم ثلاثة عروض للأسعار وتشكيل لجنة لتحديد أنسبها لنا ومبررات الاختيار, وكل شيك يتم صرفه يثبت في كشف الحساب مع فواتيره في ملف المشروع ثم يسجل فى الدفتر المالي بتفاصيل الإنفاق وأرقام الشيكات.

كما تتم المتابعة من الجهة المانحة سنويًا للخطة والميزانية وسير المشروع، وإذا حدث تغيير فرضه الواقع على المشروع لابد من إخطار الجهة المانحة والحصول على موافقتها على التعديل وإرساله للجهة الإدارية لإخطارها بالتعديلات التي قد تضطرنا لها الظروف, والجهتان المانحة، الأجنبية والإدارية المصرية يقومان بالتفتيش على المؤسسة للمتابعة حتي أننا لا نستطيع تعديل أجور العاملين إلا بعد موافقة الجهة المانحة رغم إنها لا يمكن أن تتجاوز الـ ٢٠% من قيمة المنحة والـ ٨٠% توجه للمشروع، أي أننا لانغرف من بحر الفلوس الوهمي، وإذا انتهي المشروع وتبقي جزء من التمويل لا أستطيع تحويله لأنشطة أخري إلا بموافقة الجهة المانحة، وإخطار الجهة الإدارية.

وقد حدث وفى يوم واحد وجود لجنة من إدارة المنح بالوزارة وأخري من الإدارة في العجوزة للتفتيش والمتابعة فى المؤسسة، ومراجعة الدفاتر، كما إن الجهاز المركزي للمحاسبات يقوم بالمراجعة الكاملة على دفاتر المؤسسة وأنشطتها بالرغم من عدم نص قانون الجمعيات الأهلية على خضوعها لمراقبة ومحاسبة الجهاز المركزي فالقانون ينص في المادة (٦١) على:

تحتفظ الجمعية في مركز إدارتها بالوثائق والمكاتبات والسجلات الآتية:

1 – لائحة النظام الأساسي.

۲ – سجل العضوية والاشتراكات موضحًا به اسم كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء ولقبه وسنه وجنسيته ومهنته وجهة عمله ومحل إقامته وتاريخ انضمامه ورقم تليفونه.

3- سجل حركة عضوية مجلس الإدارة موضحًا به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها ( بالانتخاب / التزكية) ويؤشر فيه بتاريخ زوال الصفة وسبب ذلك.

٤ – سجل اجتماعات الجمعية العمومية.

5- سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة.

٦ – سجل الإيرادات والمصروفات.

7- سجل البنك وسجل الصندوق وسجل العهدة.

8- سجل موضح به كافة ممتلكات الجمعية سواء عقارية (أراضي – مباني) أو منقولة ( سيارات – تجهيرات – أجهزة – معدات وغير ذلك ) .

٩ – ملفات لحفظ كافة وثائق الملكية وكافة الفواتير والإيصالات والمكاتبات.

۱۰ – سجل الزيارات.

۱۱ – سجل التبرعات.

وتكون السجلات السابقة طبقًا للنماذج الملحقة بهذه اللائحة.

ويجب ختم هذه السجلات من الجهة الإدارية المختصة قبل استعمالها على أن تكون مرقمة ومختومة بخاتم الجمعية وما لم يتضمن النظام الأساسي للجمعية، تحديدًا للمسئول عن صحة بيانات السجلات المشار إليها يتولي مجلس الإدارة تحديده بقرار يصدره، فإن لم يصدر هذا القرار كان رئيس مجلس الإدارة هو المسئول عنها.

ويجوز للجمعية أن تمسك سجلات أو دفاتر أخري طبقًا لاحتياجات نشاطها “.

إذًا يحدد القانون جهة المحاسبة والتنظيم في الجهة الإدارية المختصة وهى وزارة التضامن الاجتماعي ثم إحالة الجمعيات إلي مواد قانون العقوبات وقانون الجهاز المركزي للمحاسبات، حيث النص على أحقية الجهاز فى التفتيش بإعتبار أموال الجمعيات مالاً عامًا والحكم هنا “جواز“، واستمر الجهاز لمدة شهر ونصف الشهر في فحص الدفاتر الحسابية والميزانيات ومحاضر اجتماعات مجلس الأمناء ودفتر عهدة المكتبة وطلب أسماء الكتب حتي الاستعارة وأرسل تقريرًا للشئون الإجتماعية فيه: “برجاء الرد علي ملاحظاتنا حول سعر كتاب بالمكتبة وعدم وجود كتابين“

وكان سعر الكتاب سبعين جنيهًا وهذا سعره وليس لنا حيلة والكتابان كانا في الاستعارة .

لا أقدم كل هذه التفاصيل تبرئه من اتهام فنحن لسنا متهمين ولكن خدمة مجانية لهؤلاء الذين يهاجمون دون معرفة عل ما قدمته يفيدهم وعلهم يعودوا للقوانين المنظمة التي تخضع لها وتحكم عملنا عل يؤثر ذلك بالإيجاب على آدائهم المهني الذي ينقص الكثير من المعرفة والمعلومات.